Prosjektlederen meldte selv om behov – så ga Statsbygg grønt lys for verktøyet han hadde eierinteresser i

Fredag kunne Byggeindustrien fortelle at tidligere innleid leder og nåværende leder av prosjektstyret i milliardutbyggingen Norsk Havteknologisenter, Simen Bakken, har eierinteresser i planleggingsprogrammet Dplan som blant annet brukes på Statsbygg-prosjektet i Trondheim.

I dag kan Byggeindustrien fortelle at det var Simen Bakken selv som først meldte at prosjektet han selv var prosjektleder for hadde behov for et prosess- og planleggingsverktøy.

Statsbygg hadde på dette tidspunktet rammeavtale med selskapet bak Dplan.

Det går frem av epost-korrespondanse mellom prosjekteier og prosjektsenteret i byggherreavdelingen og avdeling for økonomi og virksomhetsstyring som Byggeindustrien har fått innsyn i.

Avdelingsdirektør i Statsbyggs byggeherreavdeling, Linda Sunde Eriksen, skrev 11. april i 2021 at hun hadde snakket med Simen (Bakken red.anm) om behovet for et prosess og planleggingsverktøy på prosjektet.

Siden de hadde en rammeavtale, og han ikke kunne være med i prosessen, ville hun vite hvordan de skulle gå frem.

Roar Fosse, også han avdelingsdirektør i byggeherreavdelingen, sendte en svarmail videre til avdeling for økonomi og virksomhetsstyring dagen etter med Eriksen på kopi.

«Se forespørsel fra prosjekteier Linda Sunde Eriksen ved Ocean Space Center. Prosjektleder Simen Bakken, grunnet sin rolle som medeier i vår kontraktspart i rammeavtalen, er ikke involvert i avropet, men har kun meldt behov for et verktøy til lean-planlegging til prosjekteier. Viser til rammeavtale for lean styringsverktøy (inngått i 2020) for Statsbyggs byggeprosjekter. Ocean Space Center vil gjøre avrop på denne og Prosjektsenteret er enig med prosjekteier at det er formålstjenlig at rammeavtalen brukes til prosjektets behov», skriver avdelingsdirektøren i eposten.

Avdeling for økonomi og virksomhetsstyring svarte at de var enige.

Dermed åpnet Statsbygg, allerede i 2021, for bruk av Dplan på prosjektet.

Derfor meldte han inn behov om verktøyet

Byggeindustrien har vært i kontakt med Simen Bakken og spurt om han har en kommentar til det som kommer frem i epost-korrespondansen.

– Nei, ikke utover at jeg har meldt inn et behov og samtidig meldt meg inhabil i saken, sier han.

– Var det Dplan-verktøyet du ønsket å ta i bruk på prosjektet?

– Nei, jeg hadde ikke meninger om det. Jeg var inhabil i forhold til det, sier Bakken.

– Men du meldte et behov for et verktøy av den typen?

– Ja, og det er fordi jeg prosjektfaglig tror på den måten å styre et prosjekt på. Det var derfor jeg meldte inn det behovet, og så overlot jeg det til prosjekteier og prosjektsenteret å ta den beslutningen, sier han.

Dette sier Statsbygg

Statsbyggs kommunikasjonsdirektør Hege Njaa Aschim sier Statsbyggs sentrale rammeavtale med Dplan ble inngått i 2020.

– Vi hadde en konkurranse sentralt i Statsbygg i 2020 for å skaffe et verktøy for lean-planlegging. Den gangen var det fire tilbydere med, og det skulle gi lisenser for hele Statsbygg. Konkurransen ble avholdt at IT-avdelingen i Statsbygg, og det var Dplan som vant. Flere av våre prosjekter har hatt lisenser til dette verktøyet, blant annet Havteknologisenteret, sier Hege Njaa Aschim.

– Hva tenker du om at det var Simen Bakken selv om meldte at prosjektet han var prosjektleder i hadde behov for et lean-verktøy?

– Han kommuniserte at han trengte et verktøy, så sjekket vi i systemene våre og så hva vi avtale for. Vi så at vi har en gjeldende rammeavtale og dermed var det ikke grunn til å anskaffe noe nytt eller annet. Rammeavtalen var det Dplan som hadde. Da ble verktøyet Dplan som ble tatt i bruk, der Bakken var medeier. Bakken var ikke involvert i avropet, sier Aschim.

– Men Bakken, som hadde meldt om behovet, visste vel at det var Dplan som hadde rammeavtale siden han var medeier i selskapet?

– Det er vel ikke urimelig å anta. Men resultatet er at vi har en avtale med Dplan, og det er den som ble brukt på prosjekter i Statsbygg. Det er det som er situasjonen her.

– Men var det problematisk at det var Bakken som først meldte om behovet?

– Sett i lys av det vi erfarer nå, så er det ikke uproblematisk. En ting er at jus-sidene her er overholdt, en annen ting er at det blir stilt spørsmål rundt våre valg. Det ønsker vi ikke. Vi ønsker å være anerkjent for å ha ordnede forhold. Det er utfordrende når det stilles spørsmål til valgene vi har gjort. Det må vi derfor gå gjennom, sier Aschim.

Tok i bruk verktøyet i 2022 – ikke 2023

Statsbygg og Simen Bakken har tidligere opplyst til Byggeindustrien at verktøyet først ble tatt i bruk på prosjektet i sommeren 2023, og da først etter at Bakken gikk ut som prosjektleder og over i en rolle som leder for prosjektstyret i Havteknologisenteret.

Når Hege Njaa Aschim går gjennom listene for hvor verktøyet har vært i bruk, viser det seg at verktøyet først ble tatt i bruk på Havteknologisenteret i 2022 – ikke sommeren 2023 som først kommunisert.

– Ja, det er riktig, det ble tatt i bruk under prosjekteringen i 2022. I 2023 var det den delen av prosjektet som har med anskaffelser å gjøre, som tok det i bruk, sier hun.

– Hva er grunnen til at det ble kommunisert fra både Bakken og Statsbygg at verktøyet ble tatt i bruk sommeren 2023 etter at Bakken sluttet, når det viser seg at det var i 2022?

– Det er rett og slett fordi jeg ikke sjekket 2022-oversikten over lisenser. Verktøyet ble for alvor tatt i bruk i løpet av 2023 på havteknologi-prosjektet, svarer Aschim.

– For alvor tatt i bruk i 2023

Byggeindustrien har også spurt Simen Bakken om når verktøyet ble tatt i bruk.

– Vi får nå opplyst at prosjektet skal ha tatt i bruk verktøyet i 2022, ikke sommeren 2023 som først ble opplyst. Når ble det tatt i bruk?

– Det ble for alvor tatt i bruk i 2023, sier Bakken.

– Men det kan ha blitt tatt i bruk før det?

– Det kan det, jo, men jeg har ikke vært med på den beslutningen, sier Bakken og understreker at innleien av han som prosjektleder og konkurransen der Dplan-vant har vært to separate prosesser.

– Dette er to ulike konkurranser som vi har levert tilbud på, og så har jeg meldt meg inhabil når det gjelder valg av verktøy.

Statsbygg har i perioden fra 2020 til 2023 totalt betalt 1.942.328 for bruken av Dplan. Denne summen gjelder for Statsbygg totalt, ikke kun Havteknologisenteret.