Innlegg: Hva betyr åpenhetsloven for virksomheter innen bygg- og anlegg?

I møte med våre klienter i byggenæringen ser vi at det er veldig varierende hvor godt forberedt norske virksomheter er for åpenhetsloven. Avhengig av virksomhetens størrelse og art kan aktsomhetsvurderingene bli omfattende, og det anbefales derfor at man setter i gang med arbeidet nå dersom man ikke har startet allerede.

Hva er åpenhetsloven?
Formålet med loven er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester. Loven skal også sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Loven pålegger virksomheter å utføre aktsomhetsvurderinger både i forbindelse med egen virksomhet samt leverandørkjeder og forretningspartnere. Virksomheter plikter også å redegjøre for disse aktsomhetsvurderingene i en årlig rapport, samt besvare informasjonskrav fra allmenheten med grunnlag i bedriftens aktsomhetsvurderinger.

Hvem omfattes av åpenhetsloven?
Loven gjelder for større virksomheter som er hjemmehørende i Norge, og som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge. Loven gjelder også for større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning.

Med større virksomheter menes virksomheter som omfattes av regnskapsloven § 1-5, eller som på balansedagen overskrider grensene for to av følgende tre vilkår:

1. salgsinntekt: 70 millioner kroner

2. balansesum: 35 millioner kroner

3. gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk

I tillegg regnes morselskaper som større virksomheter hvis mor- og datterselskaper sett som en enhet oppfyller ovennevnte vilkår.

Innenfor bygg og anlegg er det estimert at ca 2000 virksomheter omfattes direkte. Imidlertid vil det kontraktsrettslige medføre at langt flere bedrifter vil rammes av lovens bestemmelser.

Vil mindre virksomheter omfattes av loven?
I og med at større virksomheter må utføre aktsomhetsvurderinger ved sine leverandørkjeder og forretningspartnere, og redegjøre for dette, er det forventet at disse vil måtte pålegge sine leverandører og forretningspartnere tilsvarende krav om aktsomhetsvurderinger, samt krav om at dette videreføres nedover i leverandørkjeden. Av den grunn er det forventet at åpenhetsloven også indirekte får betydning for mindre virksomheter som leverer varer og tjenester til større virksomheter.Således vil svært mange virksomheter måtte forholde seg til den nye loven.

Konsekvenser og sanksjoner ved overtredelse av forpliktelser
Forbrukertilsynet skal føre tilsyn med at forpliktelsene i loven overholdes, og kan ilegge tvangsmulkt og gebyr ved overtredelser. Forbrukertilsynet har imidlertid uttalt at man i hvert fall i tidlig fase vil legge mest vekt på veiledning og dialog med virksomhetene som omfattes av loven, selv om sanksjoner også vil kunne utgjøre et viktig virkningsmiddel for å ivareta lovens formål.

Det er liten tvil om at forbrukertilsynet kommer til å følge opp virksomheters etterlevelse av loven. Forbrukertilsynet har opprettet en egen avdeling for åpenhetsloven, og har hentet inn nye ansatte slik at de er rustet til loven trer i kraft. Codex har deltatt på en konferanse hvor forbrukertilsynet delte sine tanker om den nye loven, og deres budskap er klart: det viktigste er å begynne, og å vise at man tar de nye forpliktelsene på alvor.

De kommersielle konsekvensene av å ikke etterleve kravene i åpenhetsloven kan også bli betydningsfulle.

Dersom man som virksomhet ikke kan dokumentere at man etterlever kravene i åpenhetsloven, enten man er omfattet direkte eller indirekte, risikerer man at andre aktører verken kan eller vil samarbeide med virksomheten siden de selv må dokumentere at deres næringskjede etterlever kravene i loven.

I tillegg kan manglende fokus på bærekraft få konsekvenser for tilførsel av kapital. Flere banker og investorer vurderer nå også hvordan virksomheter presterer på bærekraft, herunder både sosiale forhold, samfunn og miljø, når de vurderer hvorvidt de skal gi lån eller investere i en virksomhet. Manglende fokus på bærekraft kan medføre dyrere lån, eller at investorer velger bort virksomheten.

Hva innebærer aktsomhetsvurderinger?
Aktsomhetsvurderingene innebærer en plikt til å undersøke og vurdere risiko tilknyttet brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og består av 6 trinn:

a) forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer

b) Kartlegge og vurdere faktisk og potensiell negativ påvirkning knyttet til bedriftens virksomhet, produkter eller tjenester

c) Stanse, forebygge eller redusere negativ påvirkning/skade (gjennomføre risikoreduserende tiltak)

d) Overvåke gjennomføring og resultater

e) Kommunisere hvordan påvirkningen er håndtert

f) sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd

Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig, og det er således ikke tilstrekkelig for å etterleve forpliktelsene i loven å gjøre dette én gang for deretter å legge det fra seg. Formålet er jevnlige vurderinger, slik at man hele tiden kan vurdere hvorvidt tiltakene man har iverksatt er tilstrekkelige, eller hvorvidt det er behov for gjenoppretting og/eller strengere tiltak. Videre skal aktsomhetsvurderingene i utgangspunktet gjøres for hele næringskjeden.

Noen av våre klienter har uttrykt bekymring for hvor omfattende aktsomhetsvurderingene i loven fremstår, særlig dersom man har mange leverandører og leverandørkjeder.

Å gjennomføre slike omfattende vurderinger for hvert ledd, i hver leverandørkjede, kan fremstå som nærmest umulig. Det er ikke tvilsomt at aktsomhetsvurderinger vil være krevende for mange. Imidlertid følger det av lovens § 4 at virksomheter skal gjøre en prioritering av risiko, basert på sannsynlighet for brudd, alvorlighetsgraden av det evt bruddet, samt hvilken påvirkningsmulighet virksomheten faktisk har.

Rapporteringsplikten
Virksomhetene som er omfattet av loven skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene som skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år. I tillegg skal en oppdatert redegjørelse offentliggjøres vedvesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger.

Redegjørelsen skal gjøres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider. Det kreves også at virksomhetene i årsberetningen opplyser om hvor redegjørelsen er tilgjengelig.

Informasjonskrav
I tillegg til rapporteringsplikten, plikter også virksomheter som omfattes av loven å svare på forespørsler fra allmennheten. Dette innebærer at hvem som helst kan kreve å få informasjon om hvordan virksomheten håndterer risiko for- og faktiske negative konsekvenser, enten det er konkurrenter, media, investorer eller en nysgjerrig nabo.

Utgangspunktet for informasjonsplikten er virksomhetenes aktsomhetsvurderinger. Informasjonen skal gis skriftlig, på en dekkende og forståelig mate, og virksomheten plikter i utgangspunktet å svare innen 3 uker. Her kan man imidlertid få innvilget en fristforlengelse dersom informasjonskravet er særlig omfattende. I tillegg finnes det unntak for åpenbart urimelige forespørsler, samt dersom forespørselen gjelder forretningshemmelig informasjon.

Hva bør virksomheter gjøre nå?
Som nevnt ovenfor kan arbeidet med aktsomhetsvurderinger være omfattende, dette gjelder særlig de virksomhetene som ikke tidligere har hatt bærekraft på agendaen.

Virksomheten bør vurdere hva bærekraft betyr for dem og deres drift, samt hvilke mål de skal sette seg ifm åpenhetsloven og bærekraft fra et helhetlig perspektiv. Videre bør virksomheter også gjøre en vurdering av hvor omfattende arbeidet med åpenhetsloven vil være for den enkelte virksomheten, samt hvorvidt man har tilstrekkelige ressurser til å gjøre mesteparten av arbeidet med åpenhetsloven selv, om man skal ansette nye ressurser, eller om man skal benytte ekstern bistand for å komme i mål.

Det aller viktigste er å begynne arbeidet, og å vise at man jobber aktivt for å etterleve kravene i loven. Mange er allerede godt i gang, men vi opplever også at mange syns det er vanskelig å vite hvor man skal begynne. Vi anbefaler at man starter med å kartlegge og vurdere virksomhetens leverandørkjeder for å avklare hvor man skal prioritere arbeidet. I tidlig fase anbefaler vi videre at virksomheter gjennomgår og oppdaterer kontrakter, interne- og eksterne retningslinjer, og systemer for å håndtere informasjonskrav.

Codex bistår nå både større virksomheter som er direkte omfattet av loven, og mindre virksomheter som ønsker å utnytte det konkurransefortrinnet bærekraftig drift kan gi. I møte med våre klienter ser vi at det varierer hvilke mål virksomhetene har satt seg relatert til bærekraft, hvor noen kun ønsker å gjøre nok til å etterleve de nye kravene som følger av åpenhetsloven, mens andre satser på bærekraft som et konkurransefortrinn og derfor setter seg enda høyere mål.

Vår oppfordring er uansett helt klar – kom i gang med arbeidet!

Dette er et leserinnlegg og meninger i innlegget står for forfatterens regning.