Innlegg: Fallgruver i evaluering av team

Prosjektledelsesfaget har lenge vært utpreget struktur-orientert med fokus på fremdriftsplaner, kontrakter og kostnadskontroll. Bransjen har til gjengjeld vært preget av høyt konfliktnivå og mange fiaskoer. Det har likevel vært en klar dreining i de siste tiårene mot at interessenthåndtering, kommunikasjon og relasjonskompetanse er helt avgjørende for å lykkes med prosjekter. I denne sammenhengen søker man å finne metoder for å måle denne delen av faget. Det er mer ullent i sin natur, og lov om offentlig anskaffelser er ikke tilrettelagt for å vektlegge denne typen elementer. Konsekvensen har dessverre ofte vært CV-spill hvor man teller prosjekter og utdannelse, og hvor disse myke ferdighetene sjelden blir evaluert.

Team er prosess 

Med teamprosess menes det som skjer mellom medlemmene i en gruppe når de deler informasjon, spiller på hverandres erfaring eller utforsker ulike perspektiver før en beslutning. Den minste enheten vi kan dele et team i er ikke personer, men de enkelte interaksjonene; det som blir sagt og gjort og reaksjonene på dette.

Vi mennesker har en lei tendens til å sette hverandre i bås. I team fører dette ofte til at vi vektlegger mer hvem som sier noe enn hva vedkommende faktisk sier eller gjør. Teamet kan derved miste viktig informasjon og ende med uheldige beslutninger. I store prosjekter er det ikke uvanlig at små avvik har fått vokse til kostbare feil selv om noen «visste». Studier av store ulykker peker også på at det så å si alltid var informasjon tilgjengelig som kunne gitt et annet utfall, men som ble oversett.

I evaluering av team er det helt sentralt at det er prosessen som måles. 

Fallgruver i evaluering av teamarbeid

Manglende oppmerksomhet på teamprosessen kan i beste fall bli kostbar og i verste fall koste liv. Vi ønsker team som oppdager avvik i god tid og er i stand til å ta gode beslutninger også når uforutsette hendelser og kriser oppstår i prosjektet. Det er denne evnen vi må evaluere ved utvelgelse av team i prosjekter. Det er en rekke fallgruver når team skal evalueres hvor fellesnevneren er at vi mister den viktige prosessen av syne. 

For det første gis det for mye oppmerksomhet til enkeltmedlemmer i teamet, som går på bekostning av hvor fleksibel teamets rollestruktur er. Dette gir teamet en større sårbarhet for dårlige beslutninger og manglende innovasjon. Hvem som sier noe er viktigere enn hva som blir sagt, som kan skyldes alt fra sterke profesjonsgrenser til status. Vi setter merkelapper på hverandre og dette farger all kommunikasjon. Hjernen styres av forventningene våre og overser ofte det som ikke er forventet. Da kan viktige budskap lett overhøres. 

For det andre overses allianser og dominerende teammedlemmer. En god evalueringsprosess må kunne måle allianser i gruppen, hvor sterk polariseringen er samt dens dynamikk. Blir polariseringen for sterk fører det til at fraksjonene ikke lytter til hverandre og gode løsninger går i vasken til fordel for suboptimalisering. En slik utvikling blir fort kostbar for prosjektet. Stram styring og kontroll er effektivt i faser hvor alt går på skinner, men når noe uforutsett oppstår vil ofte sterk styring være destruktivt. En beslutningstaker som fremstår for autoritær i krise kan være årsaken til at viktig informasjon blir oversett. En evaluering av team må kunne luke ut slike team. 

For det tredje måles ikke hvor forskjellig teammedlemmene oppfatter det som skjer i gruppen. Alle oppfatter vi ting som blir sagt og gjort utfra våre tidligere erfaringer, verdier og holdninger. Gode teammedlemmer er bevisst sin egen sosiale situasjonsforståelse og utforsker utsagn og gester til de forstår hva den andre egentlig mener. På den måten blir teamet mer samkjørt og tar bedre beslutninger. En god evaluering må altså måle medlemmenes sosiale situasjonsforståelse eller, med andre ord, hvor godt samkjørt teamet er. 

Og for det fjerde måles ikke den gjensidige tilliten, den psykologiske tryggheten, i teamet. Å øve på opposisjonsadferd i trygge rammer i teamet er alene ikke nok til at teammedlemmene opplever psykologisk trygghet. Dynamikken i gruppen og fordeling av innflytelse er også faktorer som påvirker. Hvor mye og hvordan opposisjonsatferd kommer frem i teamet er derfor en viktig del av en god teamevaluering. 

Hvordan gjør vi det?

Å neglisjere den viktige prosessen i evaluering av prosjektteam utgjør fort noen hundre millioner i økte kostnader på et middels prosjekt. Både når team skal evalueres og få hjelp til å øke sin bevissthet om hva som skjer mellom medlemmene, må vi bruke verktøy som er i stand til å fange prosessen og ikke bare de enkeltes preferanser, for eksempel SPGR (Systematisere Person-Gruppe Relasjonen). Dette er et sett med verktøy utviklet og brukt i Norge over de siste 40 årene. Med SPGR kan vi måle interaksjonen mellom medlemmene i et team og hvilken atferd som er rådende i teamet. I tillegg kan vi bruke SPGR til å trene team og hvordan teamet samspiller med andre team i prosjektet. Dette er spesielt viktig for å få full effekt av samspillskontrakter eller løsning av konflikter.

Et høyt presterende prosjektteam er det som er i stand til å oppfatte når situasjonen endrer seg i god tid, og er i stand til å endre sitt samspill til det som er mest effektivt i den nye situasjonen. Det er denne type team vi ønsker. Det er slike team som er i stand til å holde budsjett, tid, levere innovative og bærekraftige løsninger og ikke minst skape verdi til brukere og samfunnet.

Dette er et leserinnlegg og meninger i innlegget står for forfatterens regning.