Artikkelserie fra Advokatfirmaet Selmer - Endringer, særlig om varsel og dokumentasjon

Norsk Standard har endringsregler som gir byggherren myndighet til å pålegge entreprenøren å yte noe i tillegg til eller i stedet for det opprinnelig avtalte, at ytelsens karakter, kvalitet, art eller utførelse skal endres, eller at avtalt ytelse skal utgå. I de nye standardene blir også pålegg om forsering fra byggherren der entreprenøren har krav på fristforlengelse betegnet som en endring.

Forutsetningen er at endringen står i sammenheng med den opprinnelige kontrakten. Endringsreglene må sees i sammenheng med at det ved inngåelse av entreprisekontrakter kan være vanskelig å forutse og fastlegge alle forhold av betydning for prosjektet. Byggeprosjekt går ofte over flere år, og resultatet skal gjerne bli stående i lang tid. I tillegg forekommer det elementer i detaljprosjekteringen som tilsier at nye behov kan avdekkes underveis. Alle disse forholdene tilsier at det bør være rom for endringer under marsjen.

Reglene om endringer og varsling er strengt formalisert og forutsetter en aktiv oppfølging fra både byggherren og entreprenøren. Konsekvensen av å sitte på gjerdet kan være at kravet (eller innsigelsen mot kravet) går tapt. Diskusjoner om varsling er som regel alltid en del av sluttoppgjøret.

Byggherrens rett til å pålegge endringer
Byggherrens pålegg om endringsarbeid kan gis på to måter. For det første kan det gis slik NS-en forutsetter, ved skriftlig, "formell" endringsordre som klart angir at det foreligger en endring og hva den går ut på. For det andre kan pålegget gis ved en såkalt "irregulær endringsordre": Entreprenøren mottar for eksempel reviderte arbeidstegninger eller arbeidsbeskrivelser, eller en muntlig instruks fra byggherren – som angir en endret utførelse. Mange byggherrer ser ut til å spekulere i at entreprenøren må oppdage endringene og varsle disse som irregulære endringene selv i stedet for å pålegge endringene direkte. På den måten sparer byggherren å ta eget standpunkt direkte og kan håpe at noe renner i gjennom fingrene til entreprenøren. Det kan i verste fall bli sett på som en illojal håndtering av kontraktsforholdet.

I begge tilfeller er entreprenøren forpliktet til å utføre det han blir pålagt. Entreprenøren har en "hoppeplikt".

Uavhengig av om det foreligger en endringsordre eller en irregulær endringsordre, må entreprenøren varsle byggherren om krav på vederlagsjustering og/eller fristforlengelse som følge av endringen. Entreprenøren må varsle byggherren uten ugrunnet opphold i to trinn. Det må først gis et nøytralt varsel som deretter må følges opp med et spesifisert varsel. Varslingssystemet er komplisert, men med et overblikk over regelverket har entreprenøren større mulighet til å sikre sine krav.

Manglende nøytralt varsel: Entreprenøren risikerer å tape kravet

I det nøytrale varslet må entreprenøren angi hva som kreves (fristforlengelse og/eller vederlagsjustering), samt hvilke forhold kravet er begrunnet i. Det stilles ikke strenge krav til varselets innhold, og nettopp derfor må det i utgangspunktet varsles umiddelbart etter at entreprenøren har fått kunnskap om (den mulige) endringen. I juridisk teori er det antatt at varslingsfristen vil være noen dager. Tingrettene har imidlertid vært villige til å akseptere lengre tid for å ikke avvise berettigede krav, men det er ikke grunn til å satse på noen slakk her. Varselet sendes til den som er angitt som byggherrens representant i kontrakten, eller til avtalt adresse for endringskrav.

Dersom entreprenører fremsetter det nøytrale varselet for sent – for eksempel flere uker eller måneder etter at han ble klar over endringen – vil byggherren ha rett til å avvise kravet. Entreprenøren risikerer altså å tape både krav på fristforlengelse og vederlagsjustering dersom han ikke varsler innen fristen.

Manglende spesifisert varsel: Størrelsen på kravet begrenses til det byggherren "måtte forstå"
Når det foreligger grunnlag for å beregne omfanget av kravet – altså hvor lang fristforlengelse som kreves og størrelsen på vederlagsjustering – plikter entreprenøren å sende et spesifisert og begrunnet varsel. Også dette varselet må sendes "uten ugrunnet opphold", men entreprenøren vil ha tid til å områ seg og sammenstille informasjon.

Dersom entreprenøren unnlater å sende et spesifisert og begrunnet varsel – eller dette varselet sendes for sent – vil entreprenøren kun ha krav på en slik fristforlengelse og/eller vederlagsjustering som byggherren "måtte forstå" at endringen ville medføre. Dette kan gi et betydelig tap for entreprenøren.

Særskilt varsel for plunder og heft, rigg og drift mv.
Dersom entreprenøren vil kreve dekket økte riggkostnader eller kostnader som følge av "plunder og heft", har han en særskilt varslingsplikt For slike krav plikter entreprenøren å holde byggherren løpende orientert om utviklingen av kravene, og varslingsplikten er dermed noe utvidet sammenlignet med øvrige krav på vederlagsjustering. Kravet til disse særskilte varslene har blitt oversett av mange entreprenører. Det "verste" eksemplet vi har sett, var et plunder og heftkrav på flere ti-talls millioner kroner som ble varslet én måned etter sluttfakturafristen. Entreprenøren fikk naturlig nok vanskeligheter med å skape sympati og gehør for kravet.

Hva skjer dersom entreprenøren ikke dokumenterer sitt krav?
En stadig tilbakevendende problemstilling i sluttoppgjørstvister er om entreprenøren har dokumentert endringskravet godt nok. Et ikke uvanlig scenario er at byggherren avslår hele eller deler av entreprenørens vederlagskrav fordi han mener at kostnadene ikke er godt nok dokumentert.

Etter Norsk Standard plikter entreprenøren ved regningsarbeider å sende ukentlige oppgaver til byggherren som viser påløpte kostnader til materialer, mannskap og maskiner. Bakgrunnen for dette er at kontinuerlig rapportering gir en trygghet for at oppgjøret er korrekt.

Konsekvensen av at entreprenøren ikke løpende dokumenterer kravet sitt godt nok, er at han kun har krav på å få dekket den delen av kravet som byggherren "måtte forstå at forholdet ville medføre". For å unngå dette bør entreprenøren føre separate og detaljerte timelister for endringsarbeidet, ta bilder underveis og ellers dokumentere arbeidet så godt han kan, for eksempel i form av notater eller e-poster til byggherren. Dersom endringsarbeidet er godt dokumentert, vil det være vanskeligere for byggherren å vinne frem til innsigelser til entreprenørens samlede vederlagskrav.

Byggherrens svarplikt
Dersom byggherren mottar et nøytralt varsel fra entreprenøren som følge av en irregulær endringsordre, plikter byggherren å svare entreprenøren "uten ugrunnet opphold". Dersom byggherren svarer for sent, anses varselet som akseptert. Dersom byggherren derimot mottar et varsel om krav på fristforlengelse eller vederlagsjustering som følge av forsinkelse eller annen svikt hos byggherren, inntrer byggherrens svarplikt først når entreprenøren har fremsatt et spesifisert varsel/krav.

Denne forskjellen har gode grunner for seg. Ved irregulære endringer, hvor entreprenøren hevder at han har blitt pålagt å utføre noe som er utenfor hans kontraktsforpliktelse, er spørsmålet enkelt: Ligger arbeidet innenfor eller utenfor kontrakten? Det er dette spørsmålet byggherren må ta stilling til når han skal besvare varselet. Ved varsel om fristforlengelse eller vederlagsjustering som følge av forsinkelse, svikt eller andre hindringer for entreprenørens oppfyllelse som byggherren svarer for, vil det derimot være vanskeligere for byggherren å ta stilling til kravet allerede ved det nøytrale varslet, ettersom det enda ikke er begrunnet. Til tross for at byggherrens svarplikt etter standarden først inntrer når kravet er spesifisert og begrunnet, bør imidlertid byggherren forsøke å gi et foreløpig svar til entreprenøren allerede ved det nøytrale varselet. Her som ellers kommer man alltid lenger med ryddig kommunikasjon.

Viktig med gode systemer og god tid
Partene i entreprisekontraktene har felles interesse av å lage gode systemer for endringshåndtering. Vi ser for ofte at i de prosjektene som ender opp i domstolene har partene slurvet med endringshåndteringen og ofte hatt så dårlig tid at berettigede krav eller avvisninger faller for "giljotinen".