Det aktuelle prosjektet var knyttet til utbyggingen av E6 i Nordland. Statens vegvesen utlyste konkurransen om rådgivende prosjektering 6. februar 2014. Bjørbekk & Lindheim vant konkurransen og ble tildelt oppdraget og kontrakt ble inngått 15. oktober 2014.
I konkurransegrunnlaget stod det at prisen for oppdraget beregnes etter medgått tid, med oppgitte timepriser i tilbudet, innenfor avtalt ramme for hver enkelt aktivitet. Når det gjelder tilleggsarbeider og endringsavtaler skulle leverandøren varsle oppdragsgiver når han mener at det vil komme tilleggskostnader. «Det skal da inngås avtale før tilleggsarbeid blir satt i gang. Dersom det ikke blir gjort, vil det ikke bli utbetalt tillegg. Tillegg skal spesifiseres på poster.», kan man lese i dommen fra tingretten.
Av tilbudet fremkom det særlig besvarelse av tilbudsskjema hvor Bjørbekk & Lindheim hadde summert opp sine kostnadspriser basert på hver enkelt aktivitet. I henhold til dommen er kontrakten basert på NS 8402 som er alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid.
«Det fremgår av NS 8402 pkt 12.1 om honorar at «når ikke annet er avtalt, skal rådgiverens honorar beregnes etter medgått pris og avtalte timesatser/dagsatser», står det i dommen.
Et prosjekt med utfordringer
Arbeidet med prosjektering ble påbegynt 1. november 2014. Opprinnelig leveringsfrist i kontrakten var 31. desember 2015, med delfrist for konkurransegrunnlaget 31. august 2015.
Men vinteren/vår 2015 oppstod det noen utfordringer med prosjektet. Den 26. mai sendte Bjørbekk & Lindheim et notat tilknyttet 34 opplistede utfordringer i prosjektet med følgende oppsummering: «Vår vurdering er at de frister og rammer som er satt for prosjekteringen av byggeplan ikke står i forhold til nivået av avklaringer i prosjektet».
Bjørbekk & Lindheim mente situasjonen måtte få to konsekvenser; utsettelse og kompensasjon/økning av ramme.
I dommen står at det at utsettelse av leveransen fra 31. august 2015 til 30. november ble akseptert av Statens vegvesen. I en e-post 19. juni 2015 ba Statens vegvesen i e-post om at forholdene ble satt i endringsmelding og ba Bjørbekk & Lindheim beskrive konsekvensene for kostnadsrammen med begrunnelse.
Bjørbekk & Lindheim leverte endringsmelding 05 den 10.august 2015. Denne omfattet endring av rammen for prosjektering av byggeplan med 930.000 kroner, endring av rammen for møter med 60 timer, samt tillegg for en rekke uavklarte forhold. I oktober 2015 ønsket Statens vegvesen så å diskutere ny utsettelse av leveringsfristen til 1. juni 2015, men Bjørbekk & Lindheim frarådet slik utsettelse av innleveringsfrist.
Enighet om å fortsette prosjekteringsarbeidet
Den 9. november 2015 sendte Bjørbekk & Lindheim en ny mail angående status og rammer for prosjekteringen. Landskapsarkitekten ønsket mulighetene til å drøfte om arbeidet kunne honoreres etter medgått tid frem mot ferdigstillelse av konkurransegrunnlaget. Etter noen møter sendte Bjørbekk & Lindheim et nytt prisestimat med utfyllende forklaringer på de utfordringene som var i prosjektet 18. januar 2016. I et påfølgende møte 16. februar ble det enighet som at prosjekteringsarbeidet ikke skulle stanse i påvente av avklaring og rammer for fremdrift.
I mai 2016 var det klart at rammene innenfor de ulike aktivitetene var overskredet, og i et møtereferat etter et Skypemøte 10. mai, fremgår det at begge parter ønsket at arbeidet skulle fortsette frem til nye økonomiske rammer var forhandlet frem. I dommen fremkommer det at Statens vegvesen besvarte møtereferatet med «ok», men presiserte at betaling av faktura fra Vegvesenet ikke var en godkjennelse av grunnlaget.
To omtivstede fakturaer
Høsten 2016 ble prosjektet av sluttet, og Bjørbekk & Lindheim sendte de to siste fakturaene fra henholdsvis oktober og november 2016. Det er disse fakturaene som er omtvistet. I desember 2016 avviste Statens vegvesen med begrunnelsen at rammene for prosjektet var overskredet. I juni 2017 gjorde også Statens vegvesen gjeldene et krav om tilbakesøking, da etaten mente de allerede hadde betalt for mye, da det forelå en avtale om fastprisrammer.
Bjørbekk & Lindheim stevnet Statens vegvesen 2. november 2018 med et krav om utestående honorar, oppad begrenset til 1.980.056 kroner med tillegg av forsinkelsesrente fra forfall.
Saksøkeren anfører i dommen at partene i kontraktsforholdet inngått avtale om pris etter medgått tid på faste timepriser og ikke fast maksprisramme totalt.
«Kontraktens ordlyd, kontraktens system og struktur taler for denne forståelsen av avtalen mellom partene. Oppdragets art og partenes forventninger tilsier at kontrakten ikke er en fastpris», mener landskapsarkitekten.
«Kontrakten har gjennomgått svært mye endring og Bjørbekk & Lindheim har blitt tilført mange arbeidsoppgaver, alternativstudier og revurderinger det ikke var mulig å ta høyde for i tilbudet. Bjørbekk & Lindheim har tidlig, løpende og lojalt varslet om at disse endringene og tilleggene ville medføre tilleggskostnader», anfører saksøkeren.
Landskapsarkitekten mener også at det den 10. mai 2016 ble inngått en avtale mellom partene at fakturaer ikke kunne bli avvist under henvisning til at rammen var overskredet.
«Det forbehold som Statens vegvesen har tatt er uklart og Statens vegvesen må ta risikoen for det.», mener saksøkeren.
Statens vegvesen mener på sin side at de har betalt for mye i henhold til kontrakten, og stilte et motkrav på 1.544.143 kroner.
Retten mener Bjørbekk & Lindheim kunne fakturere etter medgått tid
«Etter mye dialog og etter at fastprisrammene var oversteget inngikk man en endringsavtale som innebar at Bjørbekk & Lindheim kunne fakturere etter medgått tid. Statens vegvesen kan således ikke høres med at de ikke skal betale fakturaene begrunnet i avtale om fastprisrammer», står det i den ferske dommen.
I sin oppsummering kommer retten til at partene opprinnelig hadde avtalt medgått tid innenfor fastprisrammer.
«Etter mye dialog og etter at fastprisrammene var oversteget inngikk man en endringsavtale som innebar at Bjørbekk & Lindheim kunne fakturere etter medgått tid. Statens vegvesen kan således ikke høres med at de ikke skal betale fakturaene begrunnet i avtale om fastprisrammer», står det i den ferske dommen.
Bjørbekk & Lindheim vant dermed frem med sin sak, men retten har trukket fra noe i hovedkravet på grunn av underleverandører i kontrakten som har kommet sent i gang med sitt arbeid.
Rettes konklusjon er at Staten ved Samferdselsdepartementet dømmes til å betale 1.302.750 kroner med tillegg av påløpt forsinkelsesrente som utgjør per 27.11.2019 totalt 326.225 kroner til Bjørbekk & Lindheim. Staten ved Samferdselsdepartementet vant ikke frem med sitt krav om tilbakebetaling, og dømmes også å betale 609.766 kroner i saksomkostninger til Bjørbekk & Lindheim.
